6. Invitaciones a eventos corporativos
Cuando una empresa organiza un determinado evento, según el grado de importancia del mismo, podrá ceñirse en cuanto a su convocatoria se refiere a un mayor o menor grado protocolario. La convocatoria de determinados eventos requiere de una comunicación escrita que le dará el grado de solemnidad requerido.
El saluda
El saluda es un escrito breve a menudo utilizado para notificar, invitar o felicitar a alguien. Éste posee una serie de características:
• Se suele utilizar un tamaño cuartilla, debiendo utilizar un papel de muy buena calidad con colores que podrán variar: blanco, beige claro o gris suave.
• No lleva la firma de la persona que lo remite.
• No lleva la dirección del destinatario.
• Se redacta en tercera persona.
Veamos el contenido que deberán tener las distintas partes que componen este escrito:
• Encabezado. Se indicará el cargo del remitente, seguidamente la palabra SALUDA (centrada y destacada, bien usando otro tipo de letra, bien ampliando el tamaño de la letra para esta palabra).
• Cuerpo. En él debemos indicar el nombre de la persona invitada así como el objeto de la comunicación. En el cierre indicaremos el nombre completo del remitente, así como una frase de cortesía, como por ejemplo: “Aprovecha esta oportunidad para ofrecerle su consideración más distinguida". También se deberá indicar el lugar y la fecha de celebración del evento.
• Pié. Se indicará el o los teléfonos donde se podrá confirmar la asistencia al evento. En algunos eventos se exige el empleo de una determinada etiqueta (traje, frac, esmoquin, etc.); será en el pie del escrito donde se mencione este hecho.
c. En el pié del documento se podrán indicar expresiones como: “se ruega confirmación”, que en muchos casos suele venir representado por su abreviatura (SRC).
Cuando una empresa organiza un determinado evento, según el grado de importancia del mismo, podrá ceñirse en cuanto a su convocatoria se refiere a un mayor o menor grado protocolario. La convocatoria de determinados eventos requiere de una comunicación escrita que le dará el grado de solemnidad requerido.
El saluda
El saluda es un escrito breve a menudo utilizado para notificar, invitar o felicitar a alguien. Éste posee una serie de características:
• Se suele utilizar un tamaño cuartilla, debiendo utilizar un papel de muy buena calidad con colores que podrán variar: blanco, beige claro o gris suave.
• No lleva la firma de la persona que lo remite.
• No lleva la dirección del destinatario.
• Se redacta en tercera persona.
Veamos el contenido que deberán tener las distintas partes que componen este escrito:
• Encabezado. Se indicará el cargo del remitente, seguidamente la palabra SALUDA (centrada y destacada, bien usando otro tipo de letra, bien ampliando el tamaño de la letra para esta palabra).
• Cuerpo. En él debemos indicar el nombre de la persona invitada así como el objeto de la comunicación. En el cierre indicaremos el nombre completo del remitente, así como una frase de cortesía, como por ejemplo: “Aprovecha esta oportunidad para ofrecerle su consideración más distinguida". También se deberá indicar el lugar y la fecha de celebración del evento.
• Pié. Se indicará el o los teléfonos donde se podrá confirmar la asistencia al evento. En algunos eventos se exige el empleo de una determinada etiqueta (traje, frac, esmoquin, etc.); será en el pie del escrito donde se mencione este hecho.
Ejemplo 1 de Saluda
Ejemplo 2 de Saluda
Las invitaciones
Es un escrito en el cual se le comunica a una determinada persona o empresa nuestro interés para que acuda a un determinado evento. Las invitaciones pueden ser informales (por teléfono, correo electrónico, etc.) o formales (escrito), en este último caso, debemos tener en cuenta una serie de consideraciones para elaborar una correcta invitación:
a. El encabezado del documento se indicará el nombre del anfitrión, es decir, el que invita.
b. En el cuerpo se indicará el objeto de la invitación. Para ello, se podrán usar frases de cortesía como: “Se complace en invitarle” o “Tiene el honor de invitarle”. Es necesario indicar el lugar, día y hora del evento.
c. En el pié del documento se podrán indicar expresiones como: “se ruega confirmación”, que en muchos casos suele venir representado por su abreviatura (SRC).
Modelo 1 de invitación
Modelo 2 de invitación
Convocatoria a reuniones y orden del día
Siempre que se pretende organizar una reunión, es necesario realizar las convocatorias oportunas, éstas, podrán realizarse de forma informal por correo electrónico; pero cuando la reunión tiene un carácter formal, es necesario redactar un escrito que defina la convocatoria, es decir, el motivo de la reunión, la fecha y hora, el lugar, el orden del día o puntos a tratar, etc.
Ejemplo de convocatoria de reunión
Con respecto al orden del día, será necesario definir los puntos o aspectos a tratar en la reunión, el orden del mismo con el fin de acotar la misma, ya que de no existir un orden del día claro, la reunión podrá convertirse en un debate multitemático.
Ejemplo de orden del día de una reunión
Para terminar, nos quedaremos con esta frase que cito el célebre escritor y periodista estadounidense Mark Twain (1835-1910):
“Actúa siempre con acierto. Esto tranquilizará a algunas personas y asombrará al resto”