4. Eventos de carácter interno
Decimos que un evento es interno cuando se produce dentro de la propia empresa. Veamos las características de cada uno de ellos.
Reuniones
Este tipo de eventos es muy habitual en las empresas y aunque las hemos incluido como internas, también existen reuniones externas (es decir, con clientes, prensa, etc.), en ellas se toman decisiones se planifican acciones en común, etc. Por todo ello,
svamos a dedicar un tiempo a explicar todo aquello que le pueda resultar útil tanto para la asistencia como para la organización de reuniones de trabajo.
No existe un modelo único de reunión, sino que existen distintos modelos y formatos que podemos clasificar de muy distintas formas, desde reuniones formales a informales, informativas, formativas, brainstorm o tormentas de ideas en la que cual todos los asistentes lanzan ideas con el objetivo de que de todas ellas pueda salir algo en claro, etc.
La reunión en un evento muy usual en la empresa y particularmente al interior de grupos y equipos de trabajo, ya que son un buen ejercicio de integración y comunicación, por ello, conviene explicar con detalle algunos aspectos que rodean a este evento corporativo.
A continuación, le ofreceremos una serie de consejos relativo a las reuniones:
Previo a la reunión
1) Comenzaremos realizando el denominado check in, que nos permitirá conocer el grado de participación nuestra o de cualquier otra persona en la reunión y si tenemos claro o no el objetivo de la reunión. Para ello, contestaremos estas tres sencillas preguntas:
¿Qué circunstancias hacen relevante para mí y para el resto del equipo este encuentro?
• ¿Qué resultados deseo obtener al final de la reunión.
• ¿Tengo información significativa (profesional o personal) para compartir
2) Si es usted quien convocará la reunión, deberá realizar un listado de todas aquellas personas que asistirán a la misma, marcando con especial énfasis a las personas VIP (las que deban estar informadas, las que serán consultadas y las que decidan) están convocadas y asistirán o aquellas que posean mayor nivel jerárquico dentro de la empresa. Conozca el nivel jerárquico de cada una de ellas. Por otra parte, excusas como “tengo mucho trabajo no deben tener cabida, ya que las reuniones forman parte del trabajo.
La persona deberá confirmar la reunión con al menos 1 día de antelación. Es conveniente que además de usar el email lo confirme personalmente o por teléfono.
3) Es recomendable planificar las reuniones, siempre que sea posible, a unas horas adecuadas, desechándose las últimas horas de la tarde, a última hora de la mañana, ya que se podrá solapar con la hora de la comida, los viernes, etc. Procure que no duren demasiado, algunos expertos aconsejan no prolongarla más de 90 minutos
4) Es necesario reservar la sala con tiempo si se prevé que pueda estar ocupada, además, debemos cerciorarnos que ésta cuenta con todos los dispositivos necesarios: ordenador, red, proyector, pantalla, etc., así como que ésta cuente con las comodidades necesarias.
5) Organice una lista completa de todos aquellos puntos que se pretendan debatir, así como los anexos, informes y notas necesarias en cada uno de los puntos.. Asegúrate de que los temas más importantes son tratados en primer lugar.
6) Si la reunión se extendiese en dos turnos y entre medias se tuviese que parar a comer, debemos planificar la comida de los asistentes, así como una hora máxima de salida y de llegada al evento.
7) Envié con la suficiente antelación la convocatoria de la reunión, con toda la información necesaria para los asistentes, entre ella, el orden del día
Durante la reunión
Si tiene que asistir a una reunión, estos son algunos de los puntos que no debe olvidar jamás.
1) Lleve siempre tarjetas de visita.
2) Lleve siempre un cuaderno (nunca hojas sueltas), a ser posible, con el logo corporativo que le permita tomar notas durante la reunión.
3) Sea espontaneo y natural. Si tiene que comenzar la reunión, no entre de forma directa, emplee frases del tipo “parece que hoy va a seguir lloviendo todo el día” o “menos mal que he librado el tráfico por la calle Arturo Soria, la Gran Vía estaba atascada”. Si inicia una reunión con frases y contextos cotidianos le aportará frescura, los asistentes se olvidará por momentos del tema principal, le aportarán opiniones sobre el tráfico, la lluvia o cualquier otro tema y se relajarán. Seguramente la reunión se iniciará mucho mejor que si entramos directamente en el tema.
4) Ante todo debemos ser educados, aunque en determinados momentos la discursión pueda subir de tono, no debe enojarse sino mantener la calma.
5) En algunas reuniones se divaga más de lo que se discute, por ello, es necesario ceñirse al orden del día y acotar los tiempos de intervención.
6) Documéntese antes de cada reunión, portando información, gráficos y todo aquello necesario que refuerce su intervención.
7) Deje los nervios apartados, hable con soltura y convencimiento, solo así podrá salir airoso ya que transmitirá confianza. Escuche primeramente y después opine sobre aquellos temas en los que crea que puede aportar, expresándose correctamente (lenguaje verbal y no verbal)
8) Tome nota de todos los puntos importantes que se están debatiendo, de las ideas o aportaciones de los asistentes con su nombre al lado para poder identificar quien a dicho qué cosa.
9) Haga preguntas coherentes, no pregunte por intervenir.
10) Concluya siempre las intervenciones.
11) Apaga o silencia el móvil.
1) Al finalizar la reunión
2) Debemos anotar qué tareas nos hemos comprometido a realizar, en qué condiciones, en qué plazos, etc.
3) Determinaremos si ha quedado algún tema pendiente importante sin tratar, tanto para mí como para el resto de los asistentes, así como qué se hará con estos temas.
4) Es necesario elaborar un acta donde se resuman los acuerdos a los que se han llegado y aquellos puntos pendientes por resolver.
5) Ser autocríticos y ver qué elementos de la reunión pueden mejorarse para las próximas.
6) Agradezca siempre al finalizar una reunión.
7) Muchas decisiones no se transmiten en acciones, por ello, debemos evitar que cada uno tenga una percepción distinta de qué es lo que debe hacer nada más terminar la reunión. Es necesario trabajar sobre documentos comunes y seguir
un plan de acción para que las decisiones tomadas se materialicen en realidades.
Briefing
Es un anglicismo empleado inicialmente en el sector aeronáutico o militar. Durante el briefing se reunían los miembros de un equipo brevemente para repasar los puntos importantes de una determinada misión.
La extrapolación del briefing al mundo de la empresa es ya un hecho, en muchas ocasiones nos reúne nuestro jefe a todos los miembros del equipo, de forma breve, informal y con el ánimo de repasar determinados puntos antes de realizar una tarea o acción determinada.
Decimos que un evento es interno cuando se produce dentro de la propia empresa. Veamos las características de cada uno de ellos.
Reuniones
Este tipo de eventos es muy habitual en las empresas y aunque las hemos incluido como internas, también existen reuniones externas (es decir, con clientes, prensa, etc.), en ellas se toman decisiones se planifican acciones en común, etc. Por todo ello,
svamos a dedicar un tiempo a explicar todo aquello que le pueda resultar útil tanto para la asistencia como para la organización de reuniones de trabajo.
No existe un modelo único de reunión, sino que existen distintos modelos y formatos que podemos clasificar de muy distintas formas, desde reuniones formales a informales, informativas, formativas, brainstorm o tormentas de ideas en la que cual todos los asistentes lanzan ideas con el objetivo de que de todas ellas pueda salir algo en claro, etc.
La reunión en un evento muy usual en la empresa y particularmente al interior de grupos y equipos de trabajo, ya que son un buen ejercicio de integración y comunicación, por ello, conviene explicar con detalle algunos aspectos que rodean a este evento corporativo.
A continuación, le ofreceremos una serie de consejos relativo a las reuniones:
Previo a la reunión
1) Comenzaremos realizando el denominado check in, que nos permitirá conocer el grado de participación nuestra o de cualquier otra persona en la reunión y si tenemos claro o no el objetivo de la reunión. Para ello, contestaremos estas tres sencillas preguntas:
¿Qué circunstancias hacen relevante para mí y para el resto del equipo este encuentro?
• ¿Qué resultados deseo obtener al final de la reunión.
• ¿Tengo información significativa (profesional o personal) para compartir
2) Si es usted quien convocará la reunión, deberá realizar un listado de todas aquellas personas que asistirán a la misma, marcando con especial énfasis a las personas VIP (las que deban estar informadas, las que serán consultadas y las que decidan) están convocadas y asistirán o aquellas que posean mayor nivel jerárquico dentro de la empresa. Conozca el nivel jerárquico de cada una de ellas. Por otra parte, excusas como “tengo mucho trabajo no deben tener cabida, ya que las reuniones forman parte del trabajo.
La persona deberá confirmar la reunión con al menos 1 día de antelación. Es conveniente que además de usar el email lo confirme personalmente o por teléfono.
3) Es recomendable planificar las reuniones, siempre que sea posible, a unas horas adecuadas, desechándose las últimas horas de la tarde, a última hora de la mañana, ya que se podrá solapar con la hora de la comida, los viernes, etc. Procure que no duren demasiado, algunos expertos aconsejan no prolongarla más de 90 minutos
4) Es necesario reservar la sala con tiempo si se prevé que pueda estar ocupada, además, debemos cerciorarnos que ésta cuenta con todos los dispositivos necesarios: ordenador, red, proyector, pantalla, etc., así como que ésta cuente con las comodidades necesarias.
5) Organice una lista completa de todos aquellos puntos que se pretendan debatir, así como los anexos, informes y notas necesarias en cada uno de los puntos.. Asegúrate de que los temas más importantes son tratados en primer lugar.
6) Si la reunión se extendiese en dos turnos y entre medias se tuviese que parar a comer, debemos planificar la comida de los asistentes, así como una hora máxima de salida y de llegada al evento.
7) Envié con la suficiente antelación la convocatoria de la reunión, con toda la información necesaria para los asistentes, entre ella, el orden del día
Durante la reunión
Si tiene que asistir a una reunión, estos son algunos de los puntos que no debe olvidar jamás.
1) Lleve siempre tarjetas de visita.
2) Lleve siempre un cuaderno (nunca hojas sueltas), a ser posible, con el logo corporativo que le permita tomar notas durante la reunión.
3) Sea espontaneo y natural. Si tiene que comenzar la reunión, no entre de forma directa, emplee frases del tipo “parece que hoy va a seguir lloviendo todo el día” o “menos mal que he librado el tráfico por la calle Arturo Soria, la Gran Vía estaba atascada”. Si inicia una reunión con frases y contextos cotidianos le aportará frescura, los asistentes se olvidará por momentos del tema principal, le aportarán opiniones sobre el tráfico, la lluvia o cualquier otro tema y se relajarán. Seguramente la reunión se iniciará mucho mejor que si entramos directamente en el tema.
4) Ante todo debemos ser educados, aunque en determinados momentos la discursión pueda subir de tono, no debe enojarse sino mantener la calma.
5) En algunas reuniones se divaga más de lo que se discute, por ello, es necesario ceñirse al orden del día y acotar los tiempos de intervención.
6) Documéntese antes de cada reunión, portando información, gráficos y todo aquello necesario que refuerce su intervención.
7) Deje los nervios apartados, hable con soltura y convencimiento, solo así podrá salir airoso ya que transmitirá confianza. Escuche primeramente y después opine sobre aquellos temas en los que crea que puede aportar, expresándose correctamente (lenguaje verbal y no verbal)
8) Tome nota de todos los puntos importantes que se están debatiendo, de las ideas o aportaciones de los asistentes con su nombre al lado para poder identificar quien a dicho qué cosa.
9) Haga preguntas coherentes, no pregunte por intervenir.
10) Concluya siempre las intervenciones.
11) Apaga o silencia el móvil.
1) Al finalizar la reunión
2) Debemos anotar qué tareas nos hemos comprometido a realizar, en qué condiciones, en qué plazos, etc.
3) Determinaremos si ha quedado algún tema pendiente importante sin tratar, tanto para mí como para el resto de los asistentes, así como qué se hará con estos temas.
4) Es necesario elaborar un acta donde se resuman los acuerdos a los que se han llegado y aquellos puntos pendientes por resolver.
5) Ser autocríticos y ver qué elementos de la reunión pueden mejorarse para las próximas.
6) Agradezca siempre al finalizar una reunión.
7) Muchas decisiones no se transmiten en acciones, por ello, debemos evitar que cada uno tenga una percepción distinta de qué es lo que debe hacer nada más terminar la reunión. Es necesario trabajar sobre documentos comunes y seguir
un plan de acción para que las decisiones tomadas se materialicen en realidades.
Briefing
Es un anglicismo empleado inicialmente en el sector aeronáutico o militar. Durante el briefing se reunían los miembros de un equipo brevemente para repasar los puntos importantes de una determinada misión.
La extrapolación del briefing al mundo de la empresa es ya un hecho, en muchas ocasiones nos reúne nuestro jefe a todos los miembros del equipo, de forma breve, informal y con el ánimo de repasar determinados puntos antes de realizar una tarea o acción determinada.