Son aquellos eventos que la empresa organiza para su entorno: clientes, proveedores, público en general, etc. Veamos cuales pueden ser éstos:
Asamblea
La asamblea está compuesta por un conjunto de personas liderado por un presidente, que se reúnen para tomar determinadas decisiones que afectan al interés común de todos los presentes.
El presidente de la asamblea tiene como misión: dar los turnos de palabra a los intervinientes, hacer cumplir los puntos marcados en el orden de día y asegurar la buena marcha del evento. Éste no podrá tomar parte en los temas a debatir pero deberá conocer las normas o reglamentos que rigen la asamblea.
Conferencia
Consiste en exponer por parte de una o varias personas un determinado asunto o tema a tratar con el objetivo de proporcionar una determinada información a los asistentes al evento. Una vez que finaliza la exposición, el público asistente podrá realizar preguntas a los conferenciantes me mejorarán el feedback.
Jornadas
Consiste en la organización de un evento donde se reúnen un colectivo de personas con un objetivo común y que suele ser el de trabajar o estudiar sobre algún tema de interés favoreciendo el intercambio de información entre ellos, o tratando de buscar soluciones a problemas comunes.
Las jornadas pueden tener una duración de entre uno a varios días, es por ello, que su celebración hoy en día suele realizarse en hoteles, donde existen salas para celebrar las jornadas, aparcamientos, habitaciones para pernoctar, accesos a infraestructuras tecnológicas (WIFI, Redes, etc.), zonas de ocio, etc. De esta forma se evitan desplazamientos innecesarios y se permiten un mejor control de la logística del evento.
Congreso
Un congreso tiene muchas similitudes con las jornadas, aunque en este caso, pueden reunirse cientos o miles de personas lo que confieres un protocolo de organización y
logística mucho mayor que en el caso anterior cuya duración de la planificación puede ir desde meses hasta años dependiendo del tipo de congreso, ya que se suele dar el caso de que los participantes en el congreso sean de distintos países y por tanto, hablen distintas lenguas, tengan distintas costumbres, etc. luego deberá proveerse el empleo de traductores, conseguir información en las embajadas sobre horarios de comidas, tipo, idiosincrasia del país, etc..
El congreso girará en torno a un tema de interés común y tiene como objetivo llegar a acuerdos o consensos, obtener resultados o simplemente intercambiar información entre los asistentes.
La organización de un congreso se planifica atendiendo a tres actos:
• Oficiales: servirán para la apertura, la clausura y las ponencias del congreso.
• Específicos: se consideran los actos propios del congreso que se está desarrollando.
• Sociales: son aquellos actos destinados a los asistentes que permiten agasajar o agradar.
NOTA: Dado que determinados eventos requieren de mucha planificación y logística, más aún, cuando se trata de eventos donde asistiran muchas personas. Las empresas optan por contratar empresas especializadas que se encargan de toda la organización.
Simposio
Es una exposición oral que realizan varios ponientes, normalmente expertos en el área o tema a tratar, cuya intervención se va realizando de forma secuencial, es decir, cada uno expone una parte de la estructura del tema a tratar, de esta forma, se aportan distintas opiniones así como una información más actualizada al contar con varios puntos de vista.
En muchas ocasiones suele existir la figura del moderador, que se encarga de realizar la presentación de cada exposición, administrar el tiempo de cada una de ellas (entre 20 y 25 minutos) y moderar el simposio en el caso de haber discrepancias de opiniones, aunque no suele ser habitual.
Seminarios
Son reuniones que realizan un grupo reducido de personas, (entre 10 y 20) cuya finalidad es la de estudiar o investigar sobre algún tema concreto. Suele tener una duración máxima de 2 días.
Workshop
Su traducción del inglés es taller. La idea es reunir a un número reducido de personas con el objetivo de intercambiar ideas, aclarar dudas o discutir sobre algún tema en cuestión de interés común.
Roadshow
Traducido del inglés significa, exhibición itinerante, y consiste en exhibir un mismo evento en varios lugares al mismo tiempo.
Videoconferencia
El uso de las nuevas tecnologías, nos permite establecer comunicaciones de audio y video entre una o varias personas, permitiendo una interacción permanente, en tiempo real, con imagen y sonido a través de Internet. Este sistema permite gestionar reuniones, consultas, formación, etc. en remoto, por lo que resulta muy útil a las empresas dado el ahorro que representa en tiempo y desplazamientos del personal.
Uno de los elementos imprescindibles para poder organizar un sesión de videoconferencia, es tener los equipos (ordenadores) adecuados y actualizados, disponer éstos en una red y tener una buena velocidad de conexión a Internet.
Existen programas que nos permitirán gestionar las videoconferencias, algunos de los más utilizados son:
• Microsoft NetMeeting. Es un cliente de videoconferencia incluido en muchas versiones de Microsoft Windows, permite la videoconferencia, la pizarra electrónica, la compartición de aplicaciones, la compartición de escritorio, la compartición de escritorio remota (RDS) y las transferencias de archivos.
• Meeting24.tv. Es una aplicación web gratuita que permite organizar videoconferencias con hasta 24 usuarios en la misma sesión de forma fácil.